Aumentando a produtividade com o método GTD: saiba o que é e como aplicar

Slash Life

Aumentando a produtividade com o método GTD: saiba o que é e como aplicar

João Jovanaci
Escrito por João Jovanaci em maio 6, 2020
4 min de leitura

Produtividade sempre foi assunto de discussão na busca pela melhor performance nas organizações mundo a fora. Não à toa, segundo pesquisas do Google são mais de 12 mil pessoas por mês buscando assuntos relacionados à produtividade. Se em algum momento você fez uma busca como essa, pode ter encontrado muito conteúdo sobre GTD (Getting Things Done). Mas já vamos falar sobre isso, ok?

É comum ouvir de pessoas atarefadas a frase “preciso de mais horas no meu dia”, por isso a tão desejada eficiência profissional (e pessoal) é tão admirada, sendo responsável pelo sentimento de dever cumprido ao final do dia.

Nosso conteúdo de hoje traz algumas dicas rápidas sobre a metodologia GTD, para que você entenda o que é e como aplicar! Vamos lá?

O QUE É PRODUTIVIDADE?

Antes de avançarmos em definitivo para o conceito de GTD, é preciso entender antes o conceito de produtividade. O dicionário Michaelis define produtividade como qualidade ou condição do que é produtivo, potencial para produzir. Mas e na prática, como fica?

Produtividade nada mais é do que a capacidade de um profissional em realizar determinadas tarefas de forma otimizada, ou seja, utilizando menos recursos e de forma mais eficaz. Nesse quesito é indispensável buscar o equilíbrio entre dois indicadores que não saem das reuniões de resultado: quantidade e qualidade.

Vale lembrar que ser produtivo não significa produzir mais, mas aproveitar melhor o tempo na atividade a ser desempenhada. Por isso não podemos confundir produtividade com pressa! A real eficiência está baseada nas prioridades, disposição e forma de atuação diante das responsabilidades.

O QUE É GTD?

O conceito GTD foi criado por David Allen, norte-americano e estudioso dos métodos produtivos. De acordo com a organização, o método Getting Things Done é uma metodologia de produtividade pessoal que redefine como você aborda sua vida e trabalho.

A metodologia ganhou força a partir da publicação do livro “Getting Things Done”, de autoria do próprio Allen. No Brasil, a obra é conhecida como “A arte de fazer acontecer”.

“Ser criativo, estratégico e simplesmente presente e amoroso não requer tempo – exige espaço.”

David Allen

OS 5 PASSOS DO GTD

CAPTURAR 

O primeiro passo do método GTD é tirar da cabeça todas as suas ideias e compromissos! Ou seja, reúna todas as informações e registre em outro lugar. Você pode escrever, gravar um áudio ou utilizar ferramentas de anotações online, por exemplo. O importante é não manter isso apenas na cabeça.  

ESCLARECER

O momento do esclarecimento vai exigir sua atenção para os itens anotados. É nessa etapa que você verificará o que cada atividade necessita. A tarefa é acionável? Nesse caso, decida a próxima ação e projeto (se mais de uma ação for necessária). Caso contrário, decida se é lixo, referência ou algo para colocar em espera.

ORGANIZAR

Lembra das suas anotações do primeiro passo do método GTD? É com elas que você deve se preocupar agora, organizando os lembretes em locais de fácil acesso, afinal, não adianta você tirar tudo da cabeça mas perder tempo procurando onde deixou, não é?

Por isso organização é o terceiro passo para otimizar a produtividade. Nesse caso, você também pode separar todos os itens acionáveis (aqueles que exigem uma ação sua para conclusão da tarefa), observando a prioridade de cada um. Uma boa dica é organizar tarefas correlacionadas, aquelas que podem ser resolvidas juntos ou estão próximas umas das outras no que depende das suas ações. 

REFLETIR

Revisar e refletir sobre as suas anotações frequentemente é fundamental para o sucesso produtivo. Atualize e revise todo o conteúdo pertinente das ações para não perder o controle e o foco. Nessa etapa você também poderá verificar se está utilizando o método da forma correta, se suas anotações estão todas sendo feitas (ou se ainda ficam só na sua cabeça) e se a organização tem sido eficaz ou exige mais atenção.

ENGAJAR

Aqui chegou o momento de pôr a mão na massa, mas com a consciência tranquila. O método GTD te ajudará a ter uma visão mais controlada das suas tarefas, por isso você saberá que está se dedicando ao que realmente merece atenção naquele momento e não mais se preocupando com outras atividades que julgaria serem importantes também. Tudo tem um momento, uma prioridade. Dessa forma você tem mais argumentos para tomar decisões de ação com confiança e clareza.

“Essa preocupação constante e improdutiva com todas as coisas que temos a fazer é o maior consumidor individual de tempo e energia.”

Kerry Gleeson

APLICANDO A METODOLOGIA GTD NO DIA A DIA

Uma das grandes vantagens da metodologia Getting Things Done está na flexibilidade para utilizá-la como você preferir, desde atividades simples como organizar uma caixa de entrada, até responsabilidades financeiras mais complexas.

E para compreender melhor a ferramenta você pode justamente começar aplicando tarefas mais simples no dia a dia. E para te ajudar nessa missão, o livro “A Arte de Fazer Acontecer” apresenta a versão de um fluxograma bem legal que pode te guiar na aplicação do método, olha só:

fluxograma método GTD

Como você pode observar, o primeiro passo é definir se o elemento é passível de ação. Diante disso você vai desdobrando os possíveis desfechos para a sua tarefa.

Aqui ainda podemos destacar outra importante informação compartilhada pelo autor: sempre observe o contexto das situações! O que isso significa?

Bem, imagine que você tem uma reunião marcada para às 16h e às 15h30 você observou uma nova atividade que requer ação. Como você já possui o controle total do método GTD, identificou a prioridade e conferiu que a tarefa leva no mínimo 1h para ser executada. Sendo assim, você não deverá tentar executar a ação pois não há tempo hábil antes da reunião.

Então anota aí: sempre considere o contexto, o tempo disponível e o seu nível de energia! Se você está emocionalmente abalado, por exemplo, seu nível de energia será baixo e tarefas que exigem concentração e foco não devem ser prioridade.

Gostou das dicas sobre GTD? Continue acompanhando o blog da slash para mais conteúdos sobre comportamento, competências e habilidades do futuro. 

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